项目管理

项目管理 一直是主流的企业组织活动，越来越多的企业正在将各种资源分配到项目下，而不是按照传统的岗位职级分配资源。如果您的职责和业务管理相关，那么您对项目管理不会陌生。基于项目开展业务管理可以更好地为利益相关者和项目团队节省成本和提升交付成果。当然，项目管理的成功需要有效方法的支撑，一套标准的项目管理方法流程定义了如何系统地规划、管理和执行项目。

本文是初级项目管理权威指南旨在展示企业组织在业务流程中项目管理的方法，将介绍项目管理生命周期的各个阶段，以及项目管理的全部工作流程。希望可以帮助您学习和拓展高级项目管理的技能。

一、项目管理概述

项目管理（PM）是一门启动、规划、执行、管理和实施项目的科学艺术。什么是项目？“发起”或“执行”一个项目意味着什么？我将在本节中介绍项目管理的基本问题。在此之前，我想先介绍一下本项目管理指南。

关于本项目管理指南： 本指南旨在为初学者提供项目管理的入门知识，从有项目管理经验人士的角度进行编写。虽然目标受众是科技创新行业项目的专业人士，但本指南的要点适用于任何行业的项目管理。本指南分为多个部分。名列前茅部分将简要概述项目管理。以下将从不同阶段阐述项目管理的整个流程。

1.什么是项目管理

在定义项目管理之前，让我们先看看“项目”的定义是什么。

按照美国的 “PMI国际项目管理协会” 的定义，项目是 “为了创造出某种独特产品、服务或成果的一种短期努力（It’s a temporary endeavorundertaken to create a unique product, service or result.）” 。项目的规模和复杂度是根据项目内容决定的，开发一个网站是项目，从零开始建设一个新城市也是项目。

项目管理是一个管理项目全周期的过程。

负责规划和管理项目的人被称为项目经理。大型项目可能有多个项目经理，而项目成员则是向项目经理报告。在任何一个项目中，都有最重要的两个要素——利益相关者和资源。

• 利益相关者是指参与或将从项目中受益的个人或组织，比如客户、高级名列前茅，甚至所有项目参与者可能都是“利益相关者”。
• 资源是完成项目所需的人力、资金和财物，比如负责创作的设计师和将创意呈现出来的3D打印机等都是资源。

在某种程度上，项目管理的本质是有效管理资源以及实现利益相关者的目标。了解了这个核心概念，你就能了解项目管理。

2.什么是项目经理

前文曾提到项目经理是负责管理项目的人，但是，管理一个项目实际上意味着什么呢？

从广义上讲，这意味着将项目的战略和运营结合起来。项目经理需要规划项目进度，与利益相关者合作来实现项目的战略目标，然后去执行计划、管理资源、最终交付结果。

如果将项目视为整个企业组织的缩影，项目经理的职责是项目的首席执行官、首席运营官、首席财务官和首席人力资源官的总和。

3.项目经理的角色和职责

项目经理在管理项目时需要履行多个角色职责。其中包括：

• 定义项目范围
• 规划任务优先级
• 规划和管理资源
• 制定时间表
• 估算时间和成本
• 制定和管理预算
• 分析和管理风险
• 团队建设和团队领导

一个优异的项目经理往往是一个“改革推动者”，他可以适应不断变化的环境并快速成长、具有出色的沟通和人际交往能力，以及高效的发现和解决问题的天赋。项目经理既需要顾全大局，又能够专注于促进项目成功的细节。

4.为什么要做项目管理

如果您是项目管理的新手，从来没有正式做过项目管理，您可能迫切想知道项目管理怎么做。

首先，您需要明白项目管理对于每个企业都是必不可少的。当您使用电子表格来跟踪工作进度时，其实就在进行“项目管理”。或者当您通过文档来记录员工名单及其任务，那也是在做类似的项目管理。

大多数企业对项目管理的标准没有一致的要求。有些严格遵循项目管理的标准方法，有些根据团队自身特点和工作习惯制定管理流程。

当项目管理方法成为一个组织的标准流程时，它可以提高项目管理的效率，并能在项目实践中不断拓展。项目管理理论经过多年的讨论和实践完善，以帮助团队在多变环境中应对更多复杂的问题。麦肯锡的一项调查发现——近60%的高管表示，“建立强大的项目管理规范”是创立公司的三大优先事项之一。

5.项目管理统计

以下是一些体现项目管理特点的统计数据：

该图显示了大部分项目的失败率以及项目失败的影响因素

• 预算超过100万美元的项目失败率为28%。较小的项目（低于35万美元）的失败率要低得多（20%），这说明了管理大型项目的难度。[ 来源：Gartner ]
• 36%的项目管理专业人员将项目失败归因于“项目管理实践欠佳”。[ 来源：SlideShare ]
• 80%的“高绩效”项目由使用标准项目流程且通过专业认证的项目经理领导。[ 来源：普华永道 ]
• 更强大的项目管理实践将提高项目的成功率。目前企业在项目上投资每10亿美元的平均成本约为9100万美元，相比以往的成本支出下降了20%。[ 来源：PMI ]
• 越来越多的企业认识到项目管理的重要性，49%的组织制定了项目经理的培训计划。[ 来源：PM Solutions ]
• 在一项调查中，75%的受访者表示，他们项目的失败主要是因为缺乏项目管理能力。[ 来源：Hubspot ]

所有这些统计数据都反映了同一个现象：项目失败是家常便饭，失败的原因通常归于管理问题。因此，实施正式的项目管理流程是项目成功的关键。

6.项目管理阶段

项目管理是一项复杂繁琐的工程。您需要先从利益相关者那里收集项目数据和目标，然后制定计划、分配工作、管理资源并交付结果。

您可以将项目管理生命周期分为五个不同的阶段：

• 启动：在名列前茅阶段，您将制定项目概述，规划项目管理方法，并确定项目经理。项目经理将选择一个团队并开始规划项目，在这个阶段，您将创建一个项目章程。
• 规划：在第二阶段，您（项目经理）将为项目团队制定项目路线图。包括设定目标、定义范围、创建工作分解时间表（WBS）、确定里程碑、制定沟通和风险管理计划等。
• 执行：这个阶段涉及团队组建和任务分配、以及建立会议制度和沟通体系。项目的大部分工作都会在这个阶段完成。
• 监控：此阶段与执行阶段同时进行，主要是监督团队的工作进度和输出质量。您将跟踪交付成果、项目成本以及团队成员和整个项目的绩效。
• 关闭：在第五阶段，项目交付成果将移交给利益相关者，项目正式结束。您将回顾团队的表现，并认可他们的努力。您还将复盘分析项目中的问题，明确项目迭代优化的计划。

下面，我将分为几个部分更详细地介绍这些阶段。

二、项目启动

根据数据统计，好的项目在开始时就已经成功了一半。管理任何项目的名列前茅步是项目启动。在这个关键步骤中，您将确定项目的需求和目标，定义交付成果，并任命初始团队。

正确的项目启动对于项目成功至关重要。项目目标定义不明确或项目解决方案错误都会对项目结果产生持续的影响。在完成项目启动后，您就会有一个清晰具体的项目章程和项目所需的资源清单。

项目启动阶段的两大目标是：a）确定项目业务流程，b）建立核心项目团队。

这包括五个步骤：

1.确定业务流程

当首次启动项目时，您需要先定义项目的“原因”：为什么要启动这个项目？这个项目需要解决什么业务问题？为项目制作业务流程需要记录以下内容：

• 描述业务问题和项目机会点
• 列出问题解决方案
• 简要分析业务收益、成本和潜在风险
• 简要描述优异解决方案及其执行过程
• 列出项目要求及预期结果
• 简要列出项目规划，包括所需资源清单、财务分析和时间表等

在提出业务流程时，请务必尽可能彻底和具体。项目的成功通常取决于您对结果、成本和时间表的初步估计的准确性。一个按时交付但与预期成本超支的项目仍然是一个“不成功”的项目。

项目经理通常要向项目赞助商提交项目的业务描述，同时赞助商将为该项目打通资源通道，为项目分配资源。当项目的业务流程规划获得批准后，就可以进行可行性研究了。

2.进行可行性研究

可行性研究是探讨业务流程中的潜在问题和机遇的解决方案的一个过程。主要的目的是记录哪些解决方案可行，哪些不可行。

要进行可行性研究，您需要：

• 研究针对业务问题或机遇的解决方案
• 发掘其他可替代的解决方案
• 审核每个解决方案在预算、能力、资源需求和时间表方面的可行性
• 识别每个解决方案的潜在风险
• 确定优异解决方案及其替代方案

一项好的研究应该广泛，并涵盖多方面的数据，例如：

• 不同解决方案的过往成功率
• 行业内同类项目不同解决方案的成功案例
• 参考不同项目团队的成功经验，确定优异实施方案和资源

例如，您的团队希望开发一个新的Web应用程序，对此您可以选择多种技术方式来开发此应用程序。然而根据同行业其他团队的经验，此类应用程序使用JavaScript的技术方案来实现效果较好。因此您可以和开发团队一同评估技术方案，找出每种技术解决方案的可行性，补齐团队开发需要的专业能力和资源。

完成可行性研究后的下一步是制定项目章程。

3.制定项目章程

项目章程是项目管理最重要的文件之一，同时也是启动阶段结束的关键交付物之一。项目章程本质上是对前两个步骤（业务流程和可行性研究）的总结，定义了项目的愿景、范围、交付成果和截止日期。

在本章节中您将了解关于项目的重要问题：为什么要启动项目（项目愿景）、项目影响谁（利益相关者）、项目目的是什么（目标）、以及如何实现项目（解决方案）。

要创建项目章程，您需要记录以下内容：

• 项目愿景和项目目标
• 项目范围
• 关键交付成果及其交付截止日期
• 关键项目利益相关者
• 关键角色和职责（如项目经理、赞助商等）
• 项目组织结构，即谁向谁报告
• 总体实施计划，包括任何风险和问题

一个成功的项目章程具有宏大的愿景和具体的目标。在两者之间找到平衡对于充分利用项目很重要。例如，篮球队的愿景可能是“赢得NBA总冠军”。然而，它的具体目标可能是“在每场比赛中得分80分以上”。从角色职责到预算和交付成果，一切标准都将来自项目愿景和项目目标。

从现在开始，你就可以开始建立项目团队了。

4.组建项目团队

项目章程后的下一步是找到合适的团队来执行交付项目。

为此，您首先需要为项目的关键角色（如项目经理）创建一个“岗位描述”。职务说明可以包括以下内容：

• 角色目的
• 职位相关职责
• 向上汇报人
• 职位经验和技能
• 相关资质证明
• 绩效评估标准
• 工资和工作条件

可以把这想象成您为职位空缺写的招聘广告。这种方式确实也适用于各个岗位的招聘描述。定义完每个角色职责后，就可以从企业内部或外部寻找合适的人选了。

5.设立项目管理办公室

项目团队如果有一个专门的项目管理办公室（PMO），虽然不是必要的，但PMO可以更好地推进项目成功。PMO给项目员工提供了在企业中线下办公空间和线上办公平台。

要设立PMO，您需要做好以下准备：

• 为PMO团队找到合适的办公位置（较好靠近关键利益相关者和项目团队）
• 确保企业拥有基础办公场地和设施
• 采购项目管理所需的工具、设备等资源
• 定义PMO及员工的角色和责任
• 建立标准工作流程
• 创建一套标准的项目管理方法并实践

并非每个项目都需要专用的PMO，比如在项目规模很小的情况下。但是，如果您的组织打算管理多个项目，那么为项目管理人员提供单独的办公空间是有必要的。

根据PMI的一项调查，71%的组织拥有PMO

设置了PMO后，意味着项目启动阶段就正式结束了。您现在可以将项目掌控权移交给项目经理，让他们继续规划和执行项目。

三、项目规划

项目的规划阶段顾名思义就是制定项目计划，需要制定项目时间表、估算成本并制定绩效指标。随着项目从启动到结束，项目规划对于项目的战略是必要的。项目越复杂，您就越能从细致的前期规划中受益。建筑业 的一项分析 发现：企业在规划方面的前期投资越大，成功概率（质量和效率）就越高。

制定项目计划是项目经理的责任。他/她必须与利益相关者、项目团队和赞助商沟通以制定计划。您需要分析过往项目、分析团队情况，根据您选择的项目管理方法和过去经验确定优异实践。

这一阶段的交付物是项目管理计划（PMP），这是项目生命周期中最重要的文件，定义了项目开展其每项活动。

项目计划本质上是多个工作计划的总和，涵盖了从沟通协作到风险管理的所有内容。变更管理计划风险管理计划资源计划财务计划沟通计划项目计划项目管理规划

图表显示了构成项目管理计划的各种规划活动

理想情况下，您应该先给每项工作制定单独的计划。下面我们来更详细地介绍这些工作的规划过程：

1.项目计划

项目计划是规划阶段要做的名列前茅件事。该计划确定了实现项目目标所需的所有工作计划。它还定义了交付成果的资源、里程碑和时间框架。你可以把它看作是项目执行的摘要。

要创建项目计划，您需要：

• 确定项目完成的所有工作任务
• 评估和总结完成所有任务所需的工作量（根据工时和资源）
• 记录项目任务的依赖关系
• 定义项目范围及其细节
• 建立项目时间表和工作分解结构（WBS）
• 设定项目交付日期和交付目标

2.沟通计划

在项目管理中，沟通是最重要的工作之一。如何与各利益相关者沟通，如客户、领导以及团队成员，对项目的运行至关重要。

根据一项研究，沟通不足是项目失败的主要原因之一

以下描述了在正确时间点和正确的人传达正确信息的方法。要创建沟通计划，您需要：

• 列出所有利益相关者及其项目职责
• 明确利益相关者的沟通偏好和需求
• 确定不同沟通截点（每周活动会议、项目启动会议等），并建立相关沟通会议
• 确定团队沟通协同的优异工具和渠道
• 创建团队沟通成果模板

制定沟通计划需要多方面考虑，可以在不断实践中完善客户和项目团队沟通的优异做法。

3.资源计划

资源计划是指确定哪些工作需要哪些资源，以及如何采购和管理资源，这是所有项目经理工作职责中的重要一部分。项目资源计划根据项目章程中的所有工作列出资源需求，因此它对工作详情的描述更具体。

资源计划中包含的信息有：

• 项目所需资源清单，包括人力和物力资源
• 每个资源的角色和职责
• 每个职位所需人员
• 每种资源的可用性和成本
• 设备和场所的可用性及采购流程
• 采购额外资源的流程

比如您的项目需要相机来拍摄广告，相机应该要列在资源计划中。如果您还需要一名视频剪辑师来剪辑广告，那么剪辑师也应该包含在项目的资源计划中。

资源规划在规模较大的企业中可能会比较复杂。您需要了解跨项目的资源需求以及哪些资源可以共享。另外可以使用一些项目资源管理软件帮助更好地规划共享资源。

4.财务计划

成功的项目一定能在预算范围内交付成果。根据PMI的一项调查发现，29%的项目经理认为“成本估算不足”是项目失败的原因。为了解决这个问题，制定一个详尽的财务计划至关重要。

财务计划确定了实现项目目标所需的所有费用。这包括人力、物力、工具、办公场地等费用。所有这些费用的总和为项目的成本预算。财务计划有四个核心要素：

• 所有预期财务支出的清单：对于大多数科技创新项目来说，人力资源通常是最大的支出。这可以根据资源计划中的数据列清单。
• 每笔费用的具体数字：根据支出清单每一项计算具体数目。您可以按人力成本（人力资源）、租金成本（设备和办公场地）以及物资购买成本（原材料）进行操作。
• 费用表：费用表列出了关键项目截点需要的费用。这对于长期项目尤为重要。
• 财务流程：描述整个项目中监测和控制支出的过程，包含额外预算的获取过程。

财务计划和资源计划、风险计划密切相关。项目所需资源的成本和数量来源于资源计划。此外，还需要根据风险计划为项目的风险和意外开支保留额外预算。

5.风险管理计划

每个项目都会存在一些固定风险。比如，关键成员从团队中途退出、赞助商没有及时发放额外资金、沟通误差导致交货延迟等等。这些都是项目经理必须应对的潜在风险。风险管理计划将评估项目的潜在风险，并制定了相应的应对措施。

该计划有五个关键要素：

• 项目的潜在风险列表，包括财务、人事、沟通各个方面
• 每种风险发生可能性的估算，可根据全行业的统计数据和过去的项目记录做评估
• 估计每种风险对项目成功的影响
• 根据每种风险的发生率和影响范围对其进行优先排序
• 重要风险的应急计划

制定强有力的风险管理计划需要密切了解行业优异项目实践和企业的项目经验。

例如，如果记录显示，在长达6个月的项目中，该业务的自然减员率为25%，这种情况下可以合理地假设一些关键团队成员中途离开项目的可能性，并制定雇佣额外资源的应急计划来解决风险。因此，在制定风险管理计划时，需要研究企业过往项目团队的合作情况，询问相关项目负责人出现的问题，以及处理这些问题的过程。

6.变更管理计划

任何经验丰富的项目经理都知道，变化是项目管理的常态。从项目启动到最终交付，项目的范围和要求可能会发生巨大变化。要处理这些变化，你需要一个有力的变更管理计划。变更管理计划描述了处理项目变更的过程。它提供了一个具体的计划，用于列出、评估、实施和交付所有和项目原始预期有偏差的内容。

以下是创建变更管理计划的一些关键要素：

• 记录变更内容和变更原因
• 变更内容对项目范围和关联任务的影响
• 利益相关者和项目团队成员变更的应对措施
• 变更内容的预期收益
• 变更内容对项目里程碑和成本估算的影响
• 变更内容对沟通方流程的影响

制定变革管理计划至关重要，特别是在长期项目或大型项目中。它可以让团队更轻松地应对变化，确保项目按计划的正轨进行。另外，利益相关者在项目进行到一半时发生人员变动并不罕见，明确的变更管理计划可以确保对团队所有利益相关者负责，快速调整沟通的问题。

7.其他计划

资源、沟通、财务、风险和变更管理是项目规划阶段的核心支柱。然而，还有其他一些因素也会影响项目的成功。其中一些是：

• 采购计划：描述项目需要采购的所有材料和设备，预估成本，以及采购流程，包括供应商选择标准。
• 验收计划：描述项目交付成果的质量标准和时间节点，明确各利益相关者的预期。
• 质量控制计划：列出交付物的质量阈值。可以列出内部和外部的质量标准。

这些计划的制定并不是必要的，您可以根据团队业务决定是否将它们纳入项目计划，这对于项目规划不会有什么坏处。例如，如果您是一家为客户开发网站的企业，在该业务流程中可能不会涉及太多采购，因此详尽的采购计划对于您的团队毫无意义。建议找出适合您的项目的计划，再相应地描述出来。

8.其他文件

除上述内容外，在规划阶段结束时，您应该制定一些项目文件。其中包括：

• 项目范围声明：这是一份简短的文件，描述了项目的业务需求、目标、收益、里程碑和交付成果。把它看作是项目章程的摘要，但要有具体的细节。
• 工作分解结构（WBS）：本文件直观地描述了项目的范围和完成所需的工作时间表
• 里程碑：这是一份包含高级交付成果及其预计交付日期的列表，里程碑的达成通常是项目成功的KPI。
• 甘特图：甘特图提供了项目关键任务及其依赖项的可视化时间表。

通常情况下，使用项目管理软件能够帮助您创建这些文档。例如，大多数项目工具都内置甘特图表功能，可以帮助您绘制项目里程碑。在规划阶段结束时，您将获得执行项目所需的所有信息。这听起来可能有很多工作要做，建议使用易用的项目管理工具可以提高项目规划质量。

在接下来的两个阶段，您将解决项目执行和项目管理的问题。

四、项目执行

项目执行阶段是所有主要问题不断暴露的阶段。

这是项目管理中最容易也是最难的部分，取决于你在前期的项目规划中付出了多少努力。在项目执行阶段，您将管理项目团队，举行团队会议，并向所有利益相关者同步项目进度。这个过程将用到许多沟通协作和项目管理工具，并且需要使用一些项目管理的优异实践方法。与执行项目相关的工作可以分为几个类别，每个类别都有特定的技能要求，如下所述。

你需要一种有效方法来进行跟踪任务进度，同步沟通，有效授权，举行会议等项目执行过程的所有工作。每一项工作对于项目的成功交付都至关重要。同时很多工作还有依赖性。例如，如果您分配任务不当，任务的进度管理也就没有意义了；如果您不能清晰传达内容，定期举行会议将是徒劳的。

因此，要有效地执行项目，您需要保证所有的项目工作都有效。下面将分享一些重要方法：

1.资源管理

作为项目经理，你的重要职责是管理项目资源。名义上要管理项目中的人力和物力资源，实质为管理项目团队。对于科技创新项目来说，人是最重要的资源。如果管理不当，项目的失败是你最大的责任。

有效管理资源需要完成以下几个步骤：

• 根据过往成功案例和项目要求任命项目负责人
• 根据项目计划目标和项目负责人建议组建项目团队
• 为项目团队建立沟通制度
• 设置项目团队进度和交付结果的跟踪系统
• 根据可行性向项目团队分配资源
• 根据项目负责人建议分配成员及其任务

在项目生命周期中，资源管理是一个持续的过程。您需要不断调整人员调入和调出项目，积极主动地沟通，与每个团队成员（特别是项目负责人）密切合作，以确保项目执行效率的最大化。在这个过程中，虽然项目经理的大部分工作是管理，但在项目团队中也起着领导和协调团队的作用。

资源管理报表示例（来源工具：PingCode）

2.时间和任务管理

在项目管理中，任务管理和时间管理息息相关。前者专注于将任务分配给团队；后者专注于管理团队如何将时间最大化地分配到各任务上。

如果你在项目规划阶段已经有一个清晰的工作分解结构和任务甘特图表，进行时间和任务管理你将了解需要完成哪些任务、需要多长时间、以及任务的优先级顺序。

甘特图示意

使用甘特图表可视化任务周期和依赖项下一步是将计划中的每一项任务分配到各个团队成员。这需要根据每个项目团队成员的能力并和项目负责人协商决定。分配完任务后，需要管理任务进度直至任务完成。您可以使用从待办事项列表看板来可视化任务进程——这完全取决于您的项目管理工具支持的形式。除了管理任务外，您还需要管理团队的时间。

对于团队成员及其任务，你需要这样做：

• 跟踪每项任务完成所需的时间
• 跟踪成员在不同任务上花费的时间

您可以使用时间表和时间管理日志来记录这些数据。大多数项目管理工具都会有此功能。另外，一定要将时间任务管理和资源规划保持一致。您应该清楚每个任务的资源额度，如果某项任务花费的时间太长，可能会影响其他任务进度。因此在进行资源规划时也要考虑这一点。

3.风险和变更管理

管理项目的风险和变更是两项不相关但有点相关的工作。两者都涉及监控项目的问题，并在必要时应对变化。风险管理的流程侧重于以下四项核心活动：

• 识别风险并将其归类为关键或非关键风险
• 列出所有遇到的风险及其潜在影响
• 采取有效措施减轻当前和未来风险的影响
• 修改当前和未来的任务应对风险

或许在完成项目规划时您已经将大多数风险预估到风险管理计划中，但新的风险还是有可能随时出现。风险管理就像一本“风险登记册”，帮助在项目执行中跟踪风险。您在规划未来项目时可以参考风险登记册。

与风险管理类似，变更管理还可以了解任何变更对项目的潜在影响。这个过程集中体现在：

• 确定更改内容
• 根据更改的可行性、重要性和紧急性进行优先级排序
• 衡量更改内容对项目范围和依赖任务的影响
• 管理变更流程的批准和交付规则

如何处理项目变更很大程度上取决于项目的结构。一个定义模糊的扩展项目将会面临很多变更。一个清晰的项目则会更稳定。这个过程中，最大的挑战之一是弄清楚更改内容如何影响依赖任务。您还需要注意项目范围的变更，确保项目进度保持正轨。这里建议使用项目管理工具来高效记录和处理变更。

4.沟通管理

毫无疑问，沟通是任何项目执行的最重要内容之一。您必须确保团队中的每个人都在同一频道上，和利益相关者保持信息同步，并确保每个人在正确的时间获得正确的信息。

以下是沟通管理需要做的一些事情：

• 定期向所有利益相关者定期发送项目最新进度（每日/每周/每月）
• 确保项目团队内部有清晰和积极的沟通
• 调解项目团队和利益相关者之间的沟通
• 定期举行信息同步会议，提高团队凝聚力
• 根据项目团队和利益相关者的反馈，制定和改进沟通方式
• 自动化沟通（如设置截止日期提醒）

以上所有工作都需要一个强有力的计划，并使用有效的沟通工具。例如，通过一些专业的项目管理工具，可以让您不必手动提醒团队成员任务的截止日期，利用项目管理工具能够自动发送这些信息（如PingCode）。

您可能已经注意到，项目执行主要是将您之前创建的计划付诸行动。项目计划越详细就容易执行。在执行计划时，您还需要确保项目符合您的质量标准和交付日期。这也是下一阶段的目标——项目监控。

五、项目监控

项目监控只是项目管理方法中的一个阶段。在实际的项目实践中，项目监控与项目执行并行。您在这个阶段的目标是确保项目符合您的质量标准和交付日期，同时不超过预算。这个过程不是要管理项目细节，而是要跟踪项目进度并确保其符合项目计划。可以将自己想象成一个导航员，项目负责人的工作是指导和驱动项目的执行，确保项目方向正确。

项目监控涉及以下一些准备工作：

1.确定项目KPI

管理学大师彼得•德鲁克曾说过：如果你无法度量它,你就无法改进它( If you can’t measure it, you can’t improve it )。要跟踪项目的进度，您首先需要确定目标的关键绩效指标（KPI）。理想情况下，您应该根据不同的变量衡量项目绩效。（延伸阅读：项目管理）

您可以使用的一些KPI指标是：

• 任务完成量：跟踪按时完成的任务数量，以百分比统计。这是项目成功的指标。
• 预算差异值：跟踪实际预算与计划预算的差异（以百分比值表示）。过大差异可以让你控制支出。
• 工作时间差值：比较按计划工作时间与实际工作时间之间的差异。如果您花费的时间比预期要多，建议重新估算项目时间表。
• 时间表预算差值：比较计划时间和预算与实际时间和预算。这些值的区别在于计划的差异。通过具体的差距数字就可以表明项目是否按计划进行，是否产生额外预算。
• 未完成的里程碑：跟踪项目未完成的里程碑可以知道项目是否按计划进行。未完成里程碑是计划或执行欠佳的指标。

建议使用项目管理工具，在仪表板上显示所有的项目KPI并使用KPI创建报告，以便与利益相关人共享。

项目目标管理示意

2.监督沟通过程

项目团队之间以及与利益相关者沟通的良好程度将对项目成功产生重大影响。因此，第四阶段工作的重要一部分是监督项目沟通全过程。这包括沟通的数量和质量。沟通活动通常和团队的凝聚力有关。沟通过程清晰可以促进问题的解决。

以下是你应该做的几件事：

• 跟踪沟通活动：每天或每周定时跟踪消息数量，这一定程度上可以反映团队沟通的积极性。
• 跟踪问题解决方法：跟踪问题解决的速度。如果可能，还要跟踪解决问题过程中的消息数量。
• 改进沟通方式：总结团队成员的沟通方式，不断完善制定出一套团队优异沟通方式，帮助他们提高沟通技巧和效率。

3.吸引利益相关者

利益相关者可以说是您项目中最重要的人。毕竟他们的目标和诉求是项目开展的原因。如果不保持和利益相关者接触，项目的运行很可能会偏离方向。如果利益相关者没有按时验收交付成果、没有参加会议、或者没有提供明确的反馈，这都会导致项目延迟甚至失败。

PMI的一项调查发现，只有62%的项目积极与赞助商合作

因此，项目经理的职责之一是让利益相关者保持参与。这包括：

• 了解不同的利益相关者的目标，并为每个利益相关者建立KPI
• 了解每个利益相关者偏好的沟通渠道、内容格式和日程安排
• 根据每个利益相关者的特点同步KPI
• 制定应急计划，以防无法联系利益相关者同步信息

许多项目监控管理都专注于跟踪关键绩效指标。了解利益相关者想从这个项目中得到什么。清晰、定期地向他们传达项目信息，让他们保持参与。这有利于团队的项目产出和团队氛围的建设。

一旦完成项目的监控，您可以进行项目第五阶段也是最后一阶段——项目关闭。

六、项目收尾

一旦完成项目所有里程碑并交付所有项目阶段成果，就可以结束这个项目了。这一阶段您将从项目中总结复盘，整理项目数据，积累项目经验。优异的项目经理可以很好地在这个阶段复盘，收集和分析项目各阶段的关键数据。

在项目交付后，我们需要对项目进行验收。项目验收是指各利益相关者聚在一起，展示项目计划中承诺的全部交付物。验收后，立即处理交付物要修改完善的地方。然后就可以关闭项目了。

一旦项目正式结束，您可以在项目中复盘学习很多：

• 认可所有团队成员的努力，尤其是表现出色的成员
• 终止所有外部承包商或雇佣者的合作
• 组织工作总结活动，感谢所有团队成员的努力付出
• 验证项目中的所有积极和消极因素
• 列出未来项目中可以改进的事情
• 分析该项目中未完成任务的原因
• 收集并归档所有项目文件，以供日后参考
• 建立项目结项报告
• 总结项目问题，以及如何改进个人工作

完成分析后，你就可以结束这个项目并迎接下一个新挑战了！